De la solicitare până la raportul final de conformitate, fiecare etapă este documentată și auditabilă conform L. 16/1996.
Clientul transmite cererea de arhivare împreună cu documentele fizice sau digitale. Echipa noastră evaluează volumul, tipologia și starea materialelor, stabilind termenii de conformitate cu legea arhivelor naționale.
Documentele sunt scanate la rezoluție înaltă (300 DPI minim) și indexate cu metadate obligatorii: dată, emitent, categorie, perioadă de păstrare. Se aplică recunoaștere optică a caracterelor pentru documente vechi.
Fiecare fișier este verificat pentru integritate și completitudine. Se aplică semnătura electronică calificată conform standardelor naționale, iar lanțul de custodie este înregistrat în sistemul de audit.
Documentele sunt stocate în format PDF/A-3 pe servere conforme cu cerințele legale. Backup-urile criptate sunt realizate zilnic, iar accesul este restricționat pe bază de roluri și permisiuni.
Se generează un raport detaliat care atestă conformitatea arhivării cu L. 16/1996. Clientul primește acces la platforma digitală și un certificat de arhivare valabil pentru perioada legală de păstrare.
Funcții esențiale pentru conformitatea documentelor industriale cu L. 16/1996 și auditabilitatea datelor istorice.
Conversia documentelor fizice în format digital cu recunoaștere optică a caracterelor și atribuirea metadatelor obligatorii conform normelor arhivistice naționale.
Stabilirea perioadelor de păstrare, a termenelor de eliminare și a regulilor de acces diferențiat, în acord cu prevederile L. 16/1996 și ale regulamentelor sectoriale.
Înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor efectuate asupra documentelor (creare, modificare, acces, ștergere) cu garantarea integrității prin hash criptografic.
Reconstituirea lanțului de custodie pentru fiecare document, de la emitere până la arhivarea finală, inclusiv pentru perioade de păstrare de până la 30 de ani.
Validarea automată a structurii metadatelor, a formatelor acceptate și a procedurilor de depunere, reducând riscul de neconformitate în cazul controalelor ARHIVE.
Generarea de pachete documentare standardizate (PDF/A, XML, EAD) pentru transferul între sisteme sau pentru predarea către depozitul național de arhivă.
Feedback real de la companii care au implementat sisteme de arhivare digitală conforme cu L. 16/1996.
„Am reușit să digitalizăm peste 12.000 de dosare tehnice fără nicio eroare de clasificare. Echipa decadehistory a înțeles exact cerințele de conformitate pentru industria noastră.”
„Auditul istoric al datelor a fost o provocare până când am aplicat soluția propusă. Acum avem trasabilitate completă pe 25 de ani, iar inspectorii ANR au validat sistemul.”
„Implementarea a durat mai puțin decât estimam, iar integrarea cu ERP-ul nostru a fost lină. Singura ajustare a fost migrarea metadatelor vechi, dar suportul a fost prompt.”
„Documentația pentru autorizația de funcționare a fost gata în două săptămâni, nu în trei luni ca înainte. Arhiva digitală respectă întocmai L. 16/1996.”
Precizări privind termenii utilizați în cadrul documentului, conform L. 16/1996 și standardelor interne de conformitate industrială.